Объяснили в статье, как прозрачность процессов влияет на общее счастье по результатам работы, а Basecamp нам в этом помогает.
14 февраля 2020
Как мы с Basecamp помогаем руководителю и команде видеть статус по проекту в real-time
Залог успешного проекта — отслеживание результатов через правильные метрики. Когда компания принимает решение об автоматизации маркетинга, требуется несколько месяцев для выполнения KPI. Чтобы контролировать достижение целей, важна прозрачность, которую мы обеспечиваем с помощью планировщика задач Basecamp. Он позволяет явно обозначить этапы проекта с конкретными сроками и ответственными лицами.
В этой статье расскажем, как строится работа менеджеров с клиентами в Basecamp, объясним, как именно обеспечивается прозрачность для руководителей, исполнителей и юристов. Также раскроем, почему наш директор по счастью клиентов считает Basecamp удобным инструментом. Отзывом о работе с платформой поделятся менеджер по direct-коммуникациям компании «Петрович» Мария Братчикова и наши сотрудники.
Как организована работа в Basecamp
У нас более 300 клиентов, 134 из которых интегрировались с платформой в прошлом году. Над проектами работают 29 менеджеров, поделенных на четыре команды. На стороне клиента задачи обычно ставят несколько сотрудников, а сами проекты находятся на разных стадиях: от интеграции до добавления новых модулей или запуска двадцатого теста по брошенной корзине.
Чтобы управлять таким количеством проектов и вовремя реагировать на новые задачи, нужен удобный планировщик задач. Для нас это Basecamp — он позволяет создавать to-do листы, добавлять задачи, комментарии, назначать ответственных.
Изначально доски в Basecamp создавались только для компаний, которые сами предлагали такой способ коммуникации. Потом мы поняли, что платформа предлагает все нужные нам функции, и теперь заводим доску под каждый новый проект.
Новый проект заводится в один клик
Чтобы ускорить запуск проекта, мы разработали шаблон доски: он содержит to-do листы и документацию для всех специалистов, задействованных на старте: маркетологов, программистов, менеджеров. Это помогает всем вовлеченным в проект увидеть свой блок работы и определить сроки выполнения задач.
Так выглядит шаблонный проект
После интеграции и запуска первых кампаний работа в Basecamp только набирает обороты: теперь в трекере задач можно обсуждать оптимизацию существующих маркетинговых механик, запуск тестов, подключение новых модулей.
Некоторые клиенты предпочитают перенести общение в Skype или мессенджеры, и такая возможность есть, если и менеджеру, и клиенту удобно. Однако наш директор по счастью клиентов Семён Миканёв считает Basecamp самым удобным инструментом. Кроме того, что он упорядочивает работу, на него завязана полезная автоматизация — например, у нас есть бот, который раз в день отправляет личное сообщение в Slack (наш корпоративный менеджер), если на проекте есть просроченные задачи или задачи без срока с ответственным на нашей стороне.
Так выглядит бот одного из наших менеджеров
Кроме этого Basecamp умеет отправлять email-сообщения, мобильные пуши и уведомления на рабочий стол — условия и расписание отправки настраиваются на главной странице.
Можно получать уведомления обо всех действиях или только о личных сообщениях и отметках
Подробно о том, как создать задачу, поставить срок и назначить ответственного в Basecamp, мы писали в статье.
Главные плюсы работы в Basecamp
Юридические гарантии
Переписка в Basecamp по договору имеет юридическую силу, и может быть использована в разрешении споров.
«Переписка в Basecamp имеет юридическую силу. Для этого мы в договоре с клиентами делаем необходимую ссылку о том, что документ в данном случае будет считаться подписанным простой электронной цифровой подписью. В этом смысле, общение в Basecamp приравнивается к официальной переписке».
Прозрачность работы для руководителей
- В отличие от почты или мессенджеров (где общение может вестись тет-а-тет), в Basecamp переписка по проекту доступна всем участникам в одном месте.
- Basecamp удобно интегрируется с почтой: можно работать прямо из письма, просматривать дайджесты, то есть инструмент можно внедрять постепенно, не ломая рабочие привычки.
- В случае, если менеджер Mindbox или сотрудник клиента ушел в отпуск, то их задачи могут быстро подхватить другие коллеги, не поднимая все подробности заново.
- На главной странице проекта видна вся лента и комментарии с разбивкой по датам. Можно проверить, на чьей стороне та или иная задача, кто за неё отвечает. Это помогает разрешить кризисные ситуации на проекте, когда общение в чатах ни к чему не приводит.
- Для каждой задачи можно назначить не только ответственного, но и руководителя, который будет уведомлен при её выполнении.
- Если исполнитель переносит срок выполнения задачи, информация об этом отражается в ленте проекта.
- Basecamp подходит для создания статусов: по нему удобно готовить выжимку по проектам, без споров и разбора писем.
«Работа по проекту в Basecamp позволяет довольно быстро собрать статус по проекту для клиента. Особенно это важно на этапе интеграции. По таким проектам мы в команде регулярно готовим статус со ссылками на Basecamp. В принципе для руководителя этой информации достаточно. Если ему интересно, то он может зайти в Basecamp и посмотреть подробности или количество открытых задач. Если задач очень много и все они на одной стороне — это тревожный звонок. Если всё зависает на сотрудниках клиента, возможно, у них завал, если на нашей — значит, Mindbox не справляется с потоком».
Удобство работы для исполнителей задач
- Basecamp позволяет сформировать список задач на конкретную дату: во вкладке My Stuff — My Schedule есть все задачи с разбивкой по числам, которые назначены на исполнителя.
- Про уведомления в Slack, почте, на рабочем столе и в мобильном телефоне мы писали выше. В Basecamp есть вкладка My Stuff →My assignments: там хранятся все уведомления по задачам.
- Все важные документы по проекту хранятся в разделе Docs & Files, а история по каждой задаче доступна в соответствующей вкладке — не нужно тратить много времени на их поиск.
«С Basecamp мы начали работать только на проекте Mindbox. Удобно, что наш менеджер сразу завел все базовые задачи, например, настройку YML-фидов или установку кода трекера, — на старте было понятно, что предстоит сделать. Сейчас мы используем Basecamp не только с Mindbox, но и в трехстороннем формате: объединяем Mindbox, наших разработчиков и подрядчиков. Basecamp удобен для оперативных вопросов, плюс мы помечаем задачи тэгами, чтобы понимать, у кого они в работе. У нас в компании не было своего трекера, доступного для внешних подрядчиков, и без Basecamp мы бы замучились общаться в почте или Google docs».
Главные минусы работы в Basecamp
Минусов у платформы не так много, но они всё-таки есть.
- Интерфейс Basecamp не переведен на русский язык.
- По нашему опыту, Basecamp не подходит для мгновенного обмена сообщениями: для быстрой переписки лучше использовать мессенджеры или Skype.
- Basecamp требует системного подхода к работе — некоторым сотрудникам проще переписываться в чате.
- Чтобы получить пользу от использования платформы, нужно вовлечение всех участников проекта: и тех, кто ставит задачи, и тех, кто их исполняет.
Заключение
Мы используем Basecamp для ведения проектов, потому что он удобен для исполнителей задач, обеспечивает прозрачность работы для руководителей и может использоваться в качестве доказательства в суде. Особенно полезен Basecamp на старте проекта — помогает синхронизировать большое количество исполнителей с разноплановыми задачами.